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The commercial use of private apps and the licensing implications of remote software access are hot topics for businesses.

Business use of privately purchased apps

Apps on pri­vate devices

BYOD of course requires use of pri­vate-owned equip­ment for busi­ness pur­pos­es. Thus, employ­ees may also tend to use apps installed on their own devices for busi­ness pur­pos­es. Apart from the IT secu­ri­ty issues which the use of apps not pre-approved by the IT depart­ment rais­es, busi­ness­es also need to also con­sid­er the licens­ing impli­ca­tions of this sit­u­a­tion.

Applic­a­ble license terms

Legit­i­mate use of apps is always based on license agree­ments need­ed to be con­clud­ed between the apps’ sell­ers (eg the devel­op­ers who offered the app in an app store) and the users pur­chas­ing the apps. If the app is not sold under indi­vid­ual license terms pro­vid­ed by the sell­er, the stan­dard licens­ing terms of the app shop oper­a­tors may apply. If the applic­a­ble licens­ing terms con­tain restric­tions on the app’s com­mer­cial use, these apps may not be used for busi­ness pur­pose. This needs to be con­sid­ered when facil­i­tat­ing or allow­ing BYOD with­in a com­pa­ny’s IT infra­struc­ture.

Com­mer­cial use of pri­vate apps not cov­ered by Apple’s T&Cs

Let’s take Apple’s terms and con­di­tions as an exam­ple: These fore­see for apps pur­chased by a com­mer­cial enter­prise that such apps may be used by one of the pur­chaser’s employ­ees on a device “owned or con­trolled” by the employ­er (with­out indi­cat­ing a restric­tion on com­mer­cial use). On the oth­er hand, Apple’s terms and con­di­tions also read: “If you are an indi­vid­ual act­ing in your per­son­al capac­i­ty, you may down­load and sync an App Store Prod­uct for per­son­al, non­com­mer­cial use on any iOS Device you own or con­trol.”

Hence, while a com­pa­ny could pur­chase and employ­ees could use apps on com­pa­ny owned or com­pa­ny con­trolled devices, a pri­vate­ly pur­chased app is restrict­ed to non-com­mer­cial use. Employ­ers there­fore run the risk of encour­ag­ing employ­ees to a breach of license by their employ­ees.

BYOD pol­i­cy and “con­trol­ling” pri­vate devices

Employ­ers are there­fore well advised to address the use of pri­vate­ly pur­chased apps in a BYOD pol­i­cy clar­i­fy­ing that employ­ees shall ensure that they are using only those apps in busi­ness which allow for com­mer­cial use. Fur­ther, in IT envi­ron­ments in which BYOD is a key fac­tor, employ­ers may con­sid­er pur­chas­ing apps to be used on employ­ees’ pri­vate devices (with respect to the Apple app store, this can be done via a sep­a­rate app store account owned by the com­pa­ny). How­ev­er – again using the Apple app store terms and con­di­tions as an exam­ple – as use of com­pa­ny owned apps is only allowed on devices owned or con­trolled by the com­pa­ny, the employ­er would need to ensure that they have suf­fi­cient “con­trol” over employ­ees’ pri­vate devices (on the one hand, this needs to be addressed in a BYOD pol­i­cy, on the oth­er it needs to be imple­ment­ed in the cor­po­rate IT envi­ron­ment).

Access licensed software via VDI or remote access to client PCs

Access­ing com­pa­ny resources via pri­vate devices

Under BYOD, employ­ees also bring their own devices to work to access the com­pa­ny net­work, or they can access the net­work remote­ly with their devices. This non-device bound, ubiq­ui­tous access to the enter­prise work envi­ron­ment may boost employ­ees’ effi­cien­cy and avail­abil­i­ty.

Remote access via var­i­ous devices may trig­ger addi­tion­al license charges

Busi­ness­es need to con­sid­er whether their soft­ware licens­ing con­tracts for prod­ucts being accessed remote­ly are com­pat­i­ble with such use of pri­vate devices. Var­i­ous stan­dard soft­ware license agree­ments fore­see client-based licens­ing, mean­ing that licens­es will need to be paid for every device that can access the licensed prod­ucts. Depend­ing on the respec­tive license terms laid down in the agree­ments, this gen­er­al­ly applies to all devices access­ing the licensed soft­ware via vir­tu­al desk­top infra­struc­ture (VDI) or even remote access solu­tions to client PCs. Of course, this not only con­cerns cor­po­rate work­sta­tions, smart­phones or tablets, but also employ­ees’ pri­vate­ly owned devices used for busi­ness pur­pos­es. Thus, in remote access and VDI envi­ron­ments, the use of sev­er­al devices per user may trig­ger (addi­tion­al) license charges.

Review of license con­tracts advis­able

Busi­ness­es allow­ing remote access to cer­tain sys­tems are well advised to review their exist­ing soft­ware licens­ing con­tracts in view of the cur­rent trend to BYOD and mul­ti-device use they are fac­ing, in order to ensure that their infra­struc­ture is still com­pli­ant with the cur­rent licens­ing envi­ron­ment.

Privately purchased apps and remote access to corporate IT infrastructure trigger licensing issues that should be addressed by BYOD policies and licensing reviews.

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Gewerbliche Nutzung privat erworbener Apps

Apps auf pri­vat­en Endgeräten

BYOD liegt die Ver­wen­dung von pri­vat gekauftem Equip­ment für Geschäft­szwecke zugrunde. Arbeit­nehmer kön­nten deshalb auf die Idee kom­men, Apps, die auf ihren Endgeräten instal­liert sind, für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Abge­se­hen von den IT-Sicher­heits­fra­gen, die sich bei Ver­wen­dung von Apps ergeben, die nicht von der IT-Abteilung vor­ab genehmigt wur­den, soll­ten sich Unternehmen auch über damit ein­herge­hende Lizen­zierungs­fra­gen Gedanken machen.

Anwend­bare Lizenzbe­din­gun­gen

Die zuläs­sige Nutzung von Apps basiert auf Lizen­zverträ­gen, die zwis­chen dem Verkäufer der App (zB den Entwick­lern, die die App im App Store anbi­eten) und den Nutzern, die die App kaufen. Ist die App nicht unter (meist) vom Verkäufer stam­menden indi­vidu­ellen Lizenzbe­din­gun­gen ver­trieben wor­den, kön­nten die Stan­dard­l­izenzbe­din­gun­gen der App Shop-Betreiber greifen. Wenn die anwend­baren Lizenzbe­din­gun­gen Beschränkun­gen für die geschäftliche Nutzung von Apps enthal­ten, so kön­nten diese Apps wom­öglich nicht für geschäftliche Zwecke genutzt wer­den. Dies ist zu beacht­en, wenn Unternehmern inner­halb ihrer IT-Infra­struk­tur ein BYOD Konzept erlauben oder fördern.

Geschäftliche Nutzung pri­vater Apps ist nicht von den Apple Lizenzbe­din­gun­gen umfasst

Nehmen wir die Stan­dard­l­izenzbe­din­gun­gen von Apple als Beispiel: Diese sehen für Apps, die von einem kom­merziellen Unternehmen erwor­ben wur­den vor, dass sie von einem Mitar­beit­er des Käufers auf einem Endgerät, das dem Arbeit­ge­ber gehört oder in dessen Besitz (in der englis­chen Ver­sion ist von “con­trol” anstelle von “Besitz” die Rede) ist, ohne eine Beschränkung in Bezug auf kom­merzielle Ver­wen­dung vorzuse­hen. Ander­er­seits heißt es in den Apple Lizenzbe­din­gun­gen hinge­gen: „Wenn Sie eine für sich selb­st han­del­nde Einzelper­son sind, kön­nen Sie ein App Store Pro­dukt auf jedem iOS Gerät, das Ihnen gehört oder in Ihrem Besitz ist, herun­ter­laden und syn­chro­nisieren, um es für pri­vate, nicht-gewerbliche Zwecke zu nutzen“.

Während ein Unternehmen also Apps erwer­ben kann, die von Mitar­beit­ern auf unternehmen­seige­nen Endgeräten genutzt wer­den, ist die Ver­wen­dung pri­vat gekaufter Apps auf nicht-kom­merzielle Ver­wen­dung beschränkt. Arbeit­ge­ber riskieren damit, ihre Mitar­beit­er zu einem Lizen­zver­trags­bruch zu ver­leit­en.

BYOD Pol­i­cy und “kon­trol­lieren” pri­vater Endgeräte

Arbeit­ge­ber sind deshalb gut berat­en, wenn sie die Ver­wen­dung pri­vat erwor­ben­er Apps in ein­er BYOD Pol­i­cy regeln. In dieser Sollte klargestellt sein, dass Arbeit­nehmer sich­er­stellen müssen, dass sie nur solche Apps beru­flich ver­wen­den, die auch eine kom­merzielle Ver­w­er­tung erlauben. In IT-Umge­bun­gen in denen BYOD ein Schlüs­selfak­tor ist, soll­ten Arbeit­ge­ber zudem andenken, Apps, die auf den pri­vat­en Endgeräten der Arbeit­nehmer zur beru­flichen Nutzung laufen sollen, selb­st zu erwer­ben (in Bezug auf den Apple App Store kön­nte dies via sep­a­rater App Store Accounts erfol­gen, die dem Unternehmen zugerech­net wer­den). Zieht man aber erneut die Apple App Store Stan­dard­l­izenzbe­din­gun­gen als Beispiel her­an, so ist die Ver­wen­dung von Apps, die von einem Unternehmen erwor­ben wur­den, nur auf solchen Geräten erlaubt, die dem Unternehmen gehören oder die das Unternehmen “besitzt” (bzw nach der englis­chen Fas­sung: “kon­trol­liert”). Deshalb müsste der Arbeit­ge­ber zumin­d­est sich­er­stellen, dass er aus­re­ichend „Kon­trolle“ über die pri­vat­en Endgeräte sein­er Mitar­beit­er hat (ein­er­seits ist dies in ein­er BYOD Pol­i­cy festzule­gen, ander­er­seits muss dieser Aspekt in die IT-Umge­bung inte­gri­ert wer­den)“.

Zugriff auf lizenzierte Software via VBI oder Fernzugriff auf Klient PCs

Zugriff auf Fir­men­res­sourcen via pri­vater Endgeräte

In einem BYOD-Umfeld brin­gen Mitar­beit­er ihre eige­nen Endgeräte zur Arbeit um damit Zugriff auf das Unternehmen­snet­zw­erk zu erhal­ten, oder sie kön­nen das Unternehmen­snet­zw­erk per Fernzu­griff über ihre Endgeräte erre­ichen. Dieser von über­all mögliche und nicht an bes­timmte Endgeräte gebun­dene Zugriff auf die Unternehmen­sar­beit­sumge­bung kann die Effizienz und Ver­füg­barkeit der Arbeit­nehmer fördern.

Fernzu­griff über ver­schiedene Endgeräte kann zu zusät­zlichen Lizen­zge­bühren führen

Unternehmen haben aber zu bedenken, ob ihre Soft­ware­lizen­zverträge für Pro­duk­te, auf die von der Ferne zuge­grif­f­en wird, mit ein­er solchen Ver­wen­dung pri­vater Endgeräte kom­pat­i­bel sind. Zahlre­iche Stan­dard­soft­ware­lizen­zvere­in­barun­gen fol­gen einem Client-basierten Lizen­zierungsmod­ell. Das heißt, dass Lizen­zge­bühren für jedes Endgerät, das Zugriff auf das lizen­zierte Pro­dukt hat, zu zahlen sind. Abhängig von den entsprechen­den Lizenzbe­din­gun­gen, die in diesen Agree­ments enthal­ten sind, trifft dies grund­sät­zlich auf alle Endgeräte zu, die die lizen­zierte Soft­ware über virtuelle Desk­top-Infra­struk­turen (VDI) oder sog­ar auf Remote Access Lösun­gen für den Fernzu­griff auf Client-PC. Selb­stver­ständlich trifft es aber nicht nur auf unternehmensin­terne Rech­n­er, Smart­phones oder Tabletts zu, son­dern auch auf die pri­vat­en Geräte der Mitar­beit­er, die für Zwecke des Unternehmens genutzt wer­den. Deshalb kön­nte die Ver­wen­dung von mehreren Devices pro User zusät­zliche Lizen­zge­bühren in Remote Access und VDI Umge­bun­gen aus­lösen

Prü­fung der Lizen­zverträge ist anzu­rat­en

Unternehmen, die Fernzu­griff auf bes­timmte Sys­teme erlauben, sind gut berat­en, die beste­hen­den Soft­ware­linzen­zverträge im Hin­blick auf den derzeit­i­gen BYOD Trend und Mul­ti-Device-Use zu prüfen, um sicherzustellen, dass ihre Infra­struk­tur immer noch mit der aktuellen Lizen­zumge­bung kon­form geht.

Privat erworbene Apps und Fernzugriff auf Unternehmens-IT-Infrastruktur werfen Lizenzierungsfragen auf, die in BYOD Policies und Lizenz-Reviews begegnet werden sollte.