Czech Republic: Acting on behalf of a company after the re-codification

The re-codification of Czech private law, which entered into force on 1 January 2014, has introduced many changes to the institute of acting on behalf of a company. Doing this correctly is one of the prerequisites for the proper formation of legal relationships. For the purposes of this article, a company means a limited liability company or a joint-stock company.

Acting of the statutory body

Under the new leg­is­la­tion, the com­pa­ny as the legal enti­ty has legal capac­i­ty, i.e., the capac­i­ty to have rights and oblig­a­tions, but is not legal­ly com­pe­tent, i.e., does not have the capac­i­ty to take legal acts. The com­pa­ny no longer cre­ates its own will and the statu­to­ry body does not act “on behalf of the com­pa­ny”. The com­pa­ny new­ly takes over the will of the statu­to­ry body, which in turn “rep­re­sents” the com­pa­ny as its statu­to­ry rep­re­sen­ta­tive.

A legal enti­ty as a statu­to­ry body

A legal enti­ty can new­ly become a statu­to­ry body of a com­pa­ny. While per­form­ing the office of the statu­to­ry body, the legal enti­ty will now be rep­re­sent­ed by its statu­to­ry body or an autho­rised rep­re­sen­ta­tive.

Col­lec­tive statu­to­ry body

The new leg­is­la­tion enables the emer­gence of a col­lec­tive statu­to­ry body even in a lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny, and the divi­sion of pow­ers between the mem­bers of the statu­to­ry body by indi­vid­ual areas. If a col­lec­tive statu­to­ry body is cre­at­ed, one of the mem­bers will have to be entrust­ed to legal­ly act towards the employ­ees of the com­pa­ny. If no such mem­ber is deter­mined, the pow­ers will be exer­cised by the chair­man.

Inter­nal lim­i­ta­tions of rep­re­sen­ta­tive pow­ers

The statu­to­ry body is now autho­rised to rep­re­sent the com­pa­ny in all mat­ters. Gen­er­al­ly, inter­nal lim­i­ta­tions of rep­re­sen­ta­tive pow­ers will be per­mis­si­ble, if there is no inter­ven­tion to busi­ness man­age­ment. Such lim­i­ta­tion, how­ev­er, is not effec­tive against third par­ties, even if it was pub­lished.

Statu­to­ry lim­i­ta­tions of rep­re­sen­ta­tive pow­ers

A statu­to­ry lim­i­ta­tion is giv­en when approval of the gen­er­al meet­ing for cer­tain legal action is required by law. Lack of such approval would make such action void by oper­a­tion of law.

Statu­to­ry lim­i­ta­tion of rep­re­sen­ta­tive pow­ers will be con­sti­tut­ed by rules reg­u­lat­ing so-called “self-deal­ing”. If the statu­to­ry body or per­sons inter­linked to the statu­to­ry body intend to enter into a con­tract with the com­pa­ny, the statu­to­ry body will be oblig­ed to noti­fy the body of which it is a mem­ber and the super­vi­so­ry board, or the gen­er­al meet­ing of the com­pa­ny. The same applies for the pro­vi­sion of secu­ri­ty or affir­ma­tion of debts by the com­pa­ny in favour of the statu­to­ry body or per­sons inter­linked to the statu­to­ry body. The noti­fi­ca­tion oblig­a­tion will not be set if the trans­ac­tion is realised under ordi­nary busi­ness con­di­tions. In case of con­flicts, the appro­pri­ate body of the com­pa­ny is autho­rised to pro­hib­it the respec­tive legal action.

Proxy

The insti­tute of proxy has only been changed slight­ly in the re-cod­i­fi­ca­tion. The proxy hold­er is still autho­rised to per­form all legal acts relat­ed to the oper­a­tion of the enter­prise. The new leg­is­la­tion pre­serves the divi­sion of proxy into basic proxy and extend­ed proxy. Unlike basic proxy, extend­ed proxy now includes the autho­ri­sa­tion to alien­ate or encum­ber real estate. A spe­cial kind of proxy lim­it­ed only for a branch of the com­pa­ny has been new­ly intro­duced.

Collective action

Grant­i­ng a pow­er of attor­ney to one mem­ber of the statu­to­ry body

The New Civ­il Code express­ly per­mits the pos­si­bil­i­ty of grant­i­ng a pow­er of attor­ney for cer­tain legal action to one mem­ber of the statu­to­ry body while col­lec­tive act­ing is set up. “Cer­tain legal action” should not be inter­pret­ed as only one par­tic­u­lar legal action, but as a set of par­tial legal actions lead­ing to the ful­fil­ment of a specif­i­cal­ly stat­ed pur­pose, such as enter­ing into a con­tract.

Joint action of a statu­to­ry body and a proxy hold­er

Does the new leg­is­la­tion enable the joint action of the statu­to­ry body and the proxy hold­er, which was not per­mis­si­ble under the exist­ing leg­is­la­tion? While the new leg­is­la­tion does not include any pro­vi­sion express­ly pro­hibit­ing this, the exist­ing case law might con­tin­ue to be applic­a­ble. The case law states that the extent of rep­re­sen­ta­tive pow­ers of a statu­to­ry body and those of a proxy hold­er are not the same and the admis­sion of joint act­ing would in fact grant the proxy hold­er the sta­tus of a statu­to­ry body, which is not per­mis­si­ble. Unlike the Aus­tri­an and Ger­man leg­is­la­tion, which served as the inspi­ra­tion for the re-cod­i­fi­ca­tion of the Czech legal sys­tem, the new Czech leg­is­la­tion does not express­ly per­mit such joint act­ing. In light of the above, we would not rec­om­mend estab­lish­ing such a mod­el of com­bined act­ing until its per­mis­si­bil­i­ty is con­firmed by Czech case law.

Other ways to represent the company

The new leg­is­la­tion has intro­duced only a few changes to oth­er ways of rep­re­sent­ing a com­pa­ny.

Autho­rised rep­re­sen­ta­tives

Com­pa­nies are bound by the actions of a per­son autho­rised in the oper­a­tion of the enter­prise to per­form cer­tain activ­i­ties. This per­son (usu­al­ly an employ­ee) is enti­tled to per­form all acts cus­tom­ar­i­ly involved in the course of such activ­i­ty.

Unau­tho­rised rep­re­sen­ta­tives

Com­pa­nies are also bound by the action of oth­er per­sons in the busi­ness premis­es who are not relat­ed to the com­pa­ny, pro­vid­ed that third par­ties involved could not have been aware in good faith that such per­sons were not enti­tled to rep­re­sent the com­pa­ny.

The re-codification of Czech private law, including the institute of acting on behalf of a company, has made business practices more flexible.

Česká republika: Jednání za společnost ve světle rekodifikace

Dne 1. ledna 2014 nabyla účinnosti rekodifikace českého soukromého práva. Jedním z institutů, který doznal zásadních změn, je jednání za společnost.

Rekod­i­fikace českého soukromého prá­va, která naby­la účin­nos­ti dne 1. led­na 2014, při­nes­la změny v celé řadě oblastí českého prá­va. Jed­ním z insti­tutů, který v důsled­ku rekod­i­fikace doz­nal změn opro­ti součas­né právní úpravě, je jed­nání za společnost. Správné jed­nání za společnost je jed­ním z před­pok­ladů řád­ného vzniku právních vztahů, do kterých společnost během své exis­tence vstupu­je. Pro úče­ly toho­to příspěvku se společnos­tí rozumí společnost s ručením omezeným a akciová společnost.

Jednání statutárního orgánu

Podle nové právní úpravy má společnost jakož­to právnická oso­ba právní osob­nost, tj. způ­so­bilost mít prá­va a povin­nos­ti, není však svéprávná, tzn. není způ­so­bilá k právní­mu jed­nání. Společnost tak nově netvoří svou vlast­ní vůli a statutární orgán nejed­ná „jménem společnos­ti“. Právnická oso­ba pře­bírá vůli statutárního orgánu, který jed­ná „za společnost“ nebo „v zas­toupení společnos­ti“, a to jako její zákon­ný zás­tupce.

Právnická oso­ba jako člen statutárního orgánu

Statutární orgán společnos­ti může nyní tvořit právnická oso­ba. Za právnick­ou osobu může při výkonu působ­nos­ti statutárního orgánu jed­nat její statutární orgán nebo pověřený zás­tupce.

Kolek­tivní statutární orgán

Nová zákon­ná úpra­va umožňu­je i ve společnos­ti s ručením omezeným vznik kolek­tivního statutárního orgánu, kdy je působ­nost mezi jed­natele rozděle­na podle jed­notlivých oblastí. Pokud má společnost vytvořen kolek­tivní statutární orgán, je zapotře­bí pověřit jed­no­ho čle­na právním jed­náním vůči zaměst­nancům společnos­ti. Není-li ten­to člen určen, působ­nost vůči zaměst­nancům vykonává jeho předse­da.

Vnitřní omezení zás­tupčího oprávnění

Statutární orgán je oprávněn zas­tupo­vat společnost ve všech věcech. Vnitřní omezení zás­tupčího oprávnění jed­natele je možné, pokud se nejed­ná o zásah do obchod­ního vedení. Takové omezení však nemá účinky vůči třetím osobám, i když bylo zveře­jněno.

Zákon­ná omezení zás­tupčího oprávnění

Zákon­né omezení zás­tupčího oprávnění je dáno v pří­padě, kdy je ze zákona k určité­mu právní­mu jed­nání vyžadován souh­las val­né hro­mady. Neudělení souh­la­su val­né hro­mady by v takovém pří­padě způ­so­bi­lo neplat­nost právního jed­nání.

Zákon­né omezení zás­tupčího oprávnění statutárního orgánu dále před­stavu­jí pravid­la upravu­jící tzv. „self-deal­ing“. Pokud bude statutární orgán, oso­ba jemu blízká nebo něk­terá z osob propo­jených se statutárním orgánem zamýšlet uza­vření smlou­vy se společnos­tí, je statutární orgán povi­nen oznámit tuto skutečnost orgánu, jehož je člen­em, a dozorčí­mu orgánu, popří­padě val­né hro­madě společnos­ti. Totéž platí pro zamýšlené poskyt­nutí zajištění či utvrzení dluh společnos­ti ve prospěch osob uve­dených v před­chozí větě. Noti­fikační povin­nost není dána, pokud je transakce real­i­zová­na v rám­ci běžného obchod­ního styku. V pří­padě stře­tu zájmů může přís­lušný orgán společnos­ti zakázat statutární­mu orgánu právní jed­nání uskutečnit.

Prokura

Proku­ra jako zvlášt­ní druh obchod­ní plné moci doznává ve svě­tle rekod­i­fikace pouze dílčích změn. Prokurista je i nadále zmoc­něn ke všem právním jed­náním, ke kterým dochází při provozu obchod­ního závo­du (dříve pod­niku). Nová právní úpra­va zachovává rozdělení prokury na proku­ru zák­lad­ní a proku­ru rozšíře­nou. Rozšířená proku­ra na rozdíl od zák­lad­ní prokury zahrnu­je i oprávnění zci­zo­vat a zatěžo­vat nemovi­tosti. Novink­ou je možnost udělení tzv. „fil­iál­ní prokury“, tedy prokury omezené pouze na jeden z obchod­ních závodů nebo jed­nu z poboček pod­nikatele.

Kolektivní jednání

Udělení plné moci jed­no­mu z členů statutárního orgánu

Nový občan­ský zákoník nově výslovně připouští možnost udělit při stanoveném kolek­tivním jed­nání plnou moc jed­no­mu z členů statutárního orgánu k prove­dení určitého právního jed­nání. Určitým právním jed­náním není zře­jmě tře­ba rozumět toliko jed­no konkrét­ní právní jed­nání, nýbrž sou­bor jed­nání vedoucích ke speci­ficky stanovené­mu cíli, napřík­lad uza­vření určité smlou­vy.

Společné jed­nání statutárního orgánu a prokuristy

Otázk­ou je, zda nová právní úpra­va umožňu­je společné jed­nání jed­natele a prokuristy. Ačkoli nové právní před­pisy neob­sahu­jí žád­né ustanovení, které by takové jed­nání výslovně vylučo­va­lo, mohla by zůs­tat součas­ná judikatu­ra zapoví­da­jící takovou for­mu jed­nání i nadále apliko­vatel­ná. Argu­mentem pro­ti pří­pust­nos­ti společného jed­nání statutárního orgánu a prokuristy může být i skutečnost, že na rozdíl od rak­ouské a německé úpravy, které poslouži­ly jako inspi­rační zdroj pro rekod­i­fikaci českého právního řádu, česká úpra­va možnost společného jed­nání výslovně nepřipouští. Z důvo­du právní jis­to­ty nelze zave­dení mod­elu kom­bi­no­vaného jed­nání doporučit, dokud neb­ude jeho pří­pust­nost výslovně potvrzena český­mi soudy.

Další způsoby jednání za společnost

Nová právní úpra­va přináší u dalších způ­sobů jed­nání za společnost pouze drob­né změny.

Oprávněný zás­tupce

Společnost zavazu­je jed­nání oso­by, která je pověřená při provozu obchod­ního závo­du urči­tou čin­nos­tí. Tato oso­ba (zpravid­la zaměst­nanec společnos­ti) je oprávně­na společnost zas­tupo­vat ve všech jed­náních, k nimž při této čin­nos­ti obvyk­le dochází.

Neo­právněný zás­tupce

Společnost zavazu­je i jed­nání jiné oso­by v její provo­zovně, pokud byla třetí oso­ba v dobré víře, že jed­na­jící oso­ba je k jed­nání oprávně­na.

Rekodifikace českého soukromého práva, včetně institutu jednání za společnost, přinese obchodnímu životu větší flexibilitu.