Hungary & EU: What Would You Do If the Competition Authority Greeted You in Your Office?

Companies should be aware of their rights and obligations when there is a dawn raid; advice only after the officials have left with documents might be too late.

What is a dawn raid?

The fol­low­ing pro­vides guid­ance on what you should and should not do dur­ing a dawn raid. The phrase “Dawn raid” is com­mon­ly used to describe unan­nounced inspec­tions of a com­pe­ti­tion author­i­ty at the premis­es of a com­pa­ny to search and seize (copies of) doc­u­ments and data that they may use against the com­pa­ny in antitrust pro­ceed­ings. The term “dawn raid” stems from the fact that such inspec­tions usu­al­ly start in the ear­ly morn­ing hours.

What can the authority do?

Where can offi­cials search?

The offi­cials of the Hun­gar­i­an com­pe­ti­tion author­i­ty (GVH) or the Euro­pean Com­mis­sion (EC) usu­al­ly search busi­ness premis­es (meet­ing rooms, offices, etc.). The offi­cials of the GVH may also inspect pri­vate rooms and vehi­cles if they are used by the cur­rent exec­u­tives (man­ag­ing direc­tors), employ­ees, agents, or a per­son (share­hold­er) exer­cis­ing con­trol over the com­pa­ny, or who were in such posi­tions dur­ing the peri­od under inves­ti­ga­tion.

EC offi­cials may only search pri­vate vehi­cles or rooms based on the pri­or con­sent of the nation­al courts where the pri­vate rooms/vehicles are locat­ed; oth­er­wise, the search is lim­it­ed to the busi­ness premis­es of the com­pa­ny.

Can they enter with­out your per­mis­sion or in your absence?

The offi­cials may appear and enter the premis­es even with­out the spe­cif­ic con­sent (or even pres­ence) of any the management/reception/employees or legal advis­er. The applic­a­ble rules fore­see that the search is con­duct­ed prefer­ably in the pres­ence of those con­cerned, but there is no oblig­a­tion to do so. The com­pe­ti­tion author­i­ty usu­al­ly waits for the management/lawyers if they arrive with­in a rea­son­ably short time.

What do the offi­cials actu­al­ly do dur­ing the search?

Once inside, the offi­cials col­lect and copy poten­tial evi­dence to prove the alleged infringe­ment – writ­ten mate­r­i­al, includ­ing con­tracts, hand­writ­ten notes, and cal­en­dars. In today’s hi-tech soci­ety, do not be sur­prised if your computer/notebook, tablet, or even mobile phone is seized and copied. To this end, the offi­cials may resort to foren­sic IT tools.

Offi­cials may also ask ques­tions at the premis­es being searched. Both the scope of poten­tial addressees of the ques­tions and the sub­ject mat­ter of the ques­tions are wider under Hun­gar­i­an than under EC law.

Can you be forced to coop­er­ate?

The com­pe­ti­tion author­i­ties may impose a pro­ce­dur­al fine for non-coop­er­a­tion.

The GVH may impose a fine on the com­pa­ny (eg, if some­one breaks the seal put on premis­es or doc­u­ments by the author­i­ty) and on any indi­vid­ual (eg, if an employ­ee pre­vents the author­i­ty mak­ing a mir­ror-copy of his lap­top). The min­i­mum pro­ce­dur­al fine is HUF 50,000 (ca EUR 170) for nat­ur­al per­sons and – as of 1 July 2014 — HUF 200,000 (ca EUR 670) for com­pa­nies. The max­i­mum fine is HUF 500,000 (ca. EUR 1,700) for nat­ur­al per­sons and 1% of the com­pa­ny’s net turnover in the pre­ced­ing busi­ness year for com­pa­nies.

The EC may impose a fine — of max­i­mum 1% of the com­pa­ny’s net turnover in the pre­ced­ing busi­ness year — only on com­pa­nies.

The GVH may also resort to the help of the police to over­come resis­tance by the raid­ed com­pa­ny in grant­i­ng access to cer­tain premis­es or doc­u­ments.

Your rights, the authority’s obligations

There are var­i­ous rights that com­pa­nies and employ­ees should be aware of in order to use them to the best extent pos­si­ble – it is too late if you become aware of these rights after the dawn raid.

Pri­or autho­ri­sa­tion

The GVH must obtain pri­or court autho­ri­sa­tion for the search, spec­i­fy­ing the pos­si­ble infringe­ment. Com­pa­nies being raid­ed should there­fore look out for and request to review the court autho­ri­sa­tion of the search. The GVH also issues a deci­sion on the start of the pro­ceed­ing.

In case of a dawn raid car­ried out by the EC, com­pa­nies should be pre­sent­ed with a cer­ti­fied copy of the deci­sion issued by the EC. Writ­ten autho­ri­sa­tions on the names of the offi­cials and the EC ID cards should also be request­ed.

The above doc­u­ments should be request­ed and checked before the start of the search. This is piv­otal as knowl­edge of the actu­al scope of the search allows the com­pa­ny under inves­ti­ga­tion to keep the search and any ques­tions of the offi­cials with­in the bound­aries of what has been approved by the court or the EC.

Legal priv­i­lege – client attor­ney priv­i­lege

Doc­u­ments con­tain­ing com­mu­ni­ca­tion between the com­pa­ny and its attor­neys for the pur­pos­es of exer­cis­ing the right of defence may not be seized or exam­ined dur­ing a dawn raid and lat­er may not be used as evi­dence against the com­pa­ny.

How does this work in prac­tice? The com­pa­ny or the autho­rised attor­ney must refer to the legal priv­i­lege when the offi­cials wish to seize such doc­u­men­ta­tion. The offi­cials may take a so-called “cur­so­ry look” at the doc­u­ments to estab­lish whether the ref­er­ence to the client-attor­ney priv­i­lege is clear­ly unfound­ed. If in the view of the com­pa­ny and the offi­cial on the priv­i­leged nature of the doc­u­ment does not cor­re­spond, the offi­cials must place the dis­put­ed doc­u­ments in a sealed enve­lope. The fate of the doc­u­ments is then decid­ed direct­ly (Hun­gar­i­an law) or ulti­mate­ly (EU law) by the rel­e­vant court.

Com­mu­ni­ca­tion with in-house lawyers is not pro­tect­ed by the legal priv­i­lege under Hun­gar­i­an or EU law.

Out-of-scope doc­u­ments?

The Hun­gar­i­an dawn raid rules are most­ly har­monised with Euro­pean com­pe­ti­tion law, with some pro­ce­dur­al dif­fer­ences, one of which con­cerns doc­u­ments not cov­ered by the ini­ti­at­ing decision/prior court autho­ri­sa­tion.

Under Euro­pean com­pe­ti­tion law, doc­u­ments relat­ed to mar­ket B may not be searched, copied, or seized if the search war­rant only cov­ers a pos­si­ble infringe­ment on mar­ket A. On the con­trary, under Hun­gar­i­an com­pe­ti­tion law the GVH may search and seize doc­u­ments not relat­ed to the sub­ject of the inves­ti­ga­tion and not cov­ered by the court autho­ri­sa­tion if they indi­cate an antitrust infringe­ment. In this case the GVH must obtain the court autho­ri­sa­tion after­wards. If such autho­ri­sa­tion is not grant­ed, the obtained evi­dence may not be used by the GVH.

You should make use of fur­ther prac­ti­cal rights, includ­ing mak­ing a copy of all doc­u­ments being seized/copied, which makes it pos­si­ble to ascer­tain what evi­dence the com­pe­ti­tion author­i­ties have in their pos­ses­sion, mak­ing prepa­ra­tion of defence eas­i­er.

Being aware of your rights dur­ing the dawn raid may also affect the scope of doc­u­ments the com­pe­ti­tion author­i­ties may take with them and use against the com­pa­ny as evi­dence in the antitrust pro­ceed­ing.

The few hours spent at the com­pa­ny may be cru­cial for the out­come of the pro­ceed­ing, as well as for the future of the com­pa­ny.

There are various rights that companies and employees should be aware of in order to use them to the best extent possible – it is too late if you become aware of them after the dawn raid.

Magyarország & az Európai Unió: Mit tenne, ha a versenyhatóság fogadná az irodájában?

A vállalkozásoknak tisztában kell lenni a helyszíni kutatás (dawn raid) során őket megillető jogokkal és kötelezettségekkel. Gyakran túl késő akkor segítséget kérni, amikor a hivatalnokok már távoztak az iratokkal.

Mit jelent a helyszíni kutatás?

A következő össze­foglaló segít­séget nyújt abban, hogy mit tegyen és mit ne tegyen egy helyszíni kutatás során. A “haj­nali raj­taütés” kife­jezés alatt a verseny­hatóság által a cég hely­iségeiben végzett, előzetes értesítés nélküli helyszíni kutatást értjük, melynek cél­ja doku­men­tumok és ada­tok felku­tatása és (máso­la­tok) lefoglalása a vál­lalkozás versenyjogsértésért való felelőssé­gre vonása során bizonyítékként való fel­használás céljából. A “haj­nali raj­taütés” kife­jezés onnan szár­mazik, hogy az ilyen kutatá­sok a kora reggeli órák­ban kezdőd­nek.

Mit tehet a hatóság?

Hol kutathat a hatóság? 

A Gaz­dasá­gi Verseny­hi­vatal (GVH), illetve az Euró­pai Bizottság (EC) hivatal­nokai fősz­abá­ly szerint a vál­lalkozás hivat­a­los hely­iségeiben (irodák, tár­gyalók, stb.) végzik a kutatást. A vizs­gálók magán­használat­ban lévő hely­iségeket és jár­műveket is átku­tathat­nak, ha azok a jelen­le­gi vagy volt vezető tiszt­ségviselők, alka­lma­zot­tak, meg­bí­zot­tak, vagy a vál­lalkozás felett ténylege­sen irányítást gyako­r­ló szemé­ly (pl. tag) használatában van­nak, vagy ilyen szemé­ly használatában voltak a vizs­gált idősza­k­ban.

Az Euró­pai Bizottság hivatal­nokai csak a nemzeti bírósá­gok előzete­sen engedé­lyév­el  kutathat­nak át magán­használat­ban lévő hely­iségeket és jár­műveket; ellenkező eset­ben a kutatás a vál­lalkozás üzleti hely­iségekre kor­lá­tozódik.

Beléphetnek‑e az Ön engedé­lye vagy jelen­léte nélkül?        

A hivatal­nokok az ügyvezetés/recepció/munkavállalók, vagy az ügyvédek bele­e­gyezése (vagy akár jelen­léte) nélkül is beléphet­nek a hely­iségekbe. A vonatkozó szabá­lyok szerint a kutatást lehető­leg az érin­tett jelen­létében kell végezni, de nincs erre irányuló kötelezettség. A verseny­hatóság általában haj­landó (rövid ideig) várni a vezetőség megérkezésére.

Mit csinál­nak a vizs­gálók a kutatás során?

A vál­lalkozás irodáiban a vizs­gálók össz­e­gyűjtik és lemá­solják a lehet­séges bizonyítékokat – írá­sos anyagokat, szerződéseket, kézzel írt jegyzeteket, nap­tárakat. Ne lep­őd­jön meg, ha a számítógépe, lap­top­ja, tablet­je, vagy a mobil­tele­fon­ja tar­talmát is lemá­solják. A hatóság­nak megle­hetősen korsz­erű vizs­gálati eszközök áll­nak ren­delkezésre ebből a cél­ból.

A vizs­gálók kérdéseket is fel­te­het­nek a helyszíni kutatás során. Mind a kérdés címzettjei, mind a kérdések köre tágabb a mag­yar jog, mint az EU jog alapján.

Kénysz­erí­thetik Önt az együttműködésre?

A verseny­hatósá­gok eljárási bírsá­got szab­hat­nak ki az együttműködés meg­ta­gadása esetén.

A GVH bírsá­got szab­hat ki a vál­lalkozás­ra (pl. ha vala­ki feltöri a hatóság által lezárt hely­iséget, vagy elzárt doku­men­tumokat), vagy akár ter­mészetes szemé­lyekre is (pl. ha egy munkavál­laló megakadá­ly­oz­za azt, hogy a hatóság tükör­má­so­la­tot készít­sen a lap­topjáról). Az eljárási bírság min­i­mu­ma 50,000 Ft (2014. július 1‑től vál­lalkozá­sok esetén 200,000 Ft). A bírság max­i­mu­ma ter­mészetes szemé­lyek esetén 500,000 Ft, vál­lalkozá­sok esetén az előző évi árbevé­tel 1%-a.

Az Euró­pai Bizottság csak vál­lalkozá­sokra szab­hat ki bírsá­got (max­i­mum az előző évi árbevé­tel 1%-ig ter­jedően).

A GVH rendőrsé­gi segít­séget igénybe vehet, ha a vál­lalkozás ellenál­lást tanúsít a doku­men­tumokhoz, és helyszínekhez való hoz­záférés során.

Az Ön jogai, és a hatóság kötelezettségei 

A vál­lalkozá­sokat és a munkavál­lalót külön­böző jogok illetik meg, melyekkel cél­sz­erű tisztában lenni, hogy azokkal élni tud­janak. Túl késő, ha jogaikat csak a haj­nali raj­taütés után ismerik meg.

Előzetes engedé­ly

A GVH-nak előzetes bírói engedé­lyt kell besz­erezni a kutatáshoz, mely­ben rés­zletezni kell a feltételezett jogsértést. A vál­lalkozá­sok ezért kér­jék el, és vizs­gálják meg a bíróság előzetes engedé­lyének tar­talmát. A GVH az eljárás megindításáról külön végzést hoz.

Az Euró­pai Bizottság által végzett haj­nali raj­taütés során a Bizottság átad­ja a vál­lalkozá­sok­nak az eljárásindító végzés hite­les máso­latát. A hivatal­nokok nevére szóló írás­be­li fel­hatal­mazá­sokat, és a hivatal­nokok azonosítását (pl. bizottsá­gi belépőkár­tyák bemu­tatását) is kér­jék a hivatal­nokok­tól.

A fen­ti doku­men­tumokat még a kutatás megkezdése előtt kér­jék el, és ellenőriz­zék. Ez azért is fontos, mert a kutatás ter­jedelmének ismeretében tud­ja a kutatást, és a hivatal­nokok kérdé­seit az előzetes bírói engedé­ly, illetve a bizottsá­gi végzés keretei között tar­tani.

Védett ügyfél-ügyvéd kom­mu­niká­ció 

A vál­lalkozás és az ügyvédei közöt­ti kom­mu­niká­ció, mely a védelemhez való jog gyako­r­lása céljából vagy keretében készült, nem foglal­ható le, vagy nem vizs­gál­ható meg a helyszíni kutatás során, és az később sem használ­ható fel bizonyítékként a versenyfelü­gyeleti eljárás­ban a vál­lalkozás ellen, feltéve, ha annak jel­lege magából az irat­ból kitűnik.

Hogy működik ez a gyako­r­lat­ban? A vál­lalkozás­nak, vagy a meg­bí­zott ügyvéd­nek kell hivatkozni az ügyfél-ügyvéd kom­mu­niká­ció védett jel­legére, amikor a vizs­gálók le akar­ják foglal­ni, másol­ni a védett lev­elezést. A vizs­gálók előzete­sen jogo­sul­tak abba betek­in­teni annak megál­lapítása céljából, hogy a védett jel­le­gre való hivatkozás nem nyil­ván­valóan alaptalan‑e. Amen­ny­iben a vál­lalkozás és a vizs­gálók véleménye eltér az  ira­tok védett jel­legév­el kapc­so­lat­ban, a vizs­gálók­nak a vita­tott ira­tokat egy lezárt boríték­ba kell elhe­lyezniük. Az ira­tok sorsáról azután közvetlenül (mag­yar jog), vagy végered­mény­ben (EU jog) az illetékes bíróság dönt.

A bel­ső jogásszal, jog­tanác­sos­sal foly­ta­tott kom­mu­niká­ció, lev­elezés sem a mag­yar, sem az Euró­pai uniós szabá­lyok alapján nem esik a fen­ti védelem alá.

 Az eljárás tár­gyához nem tar­tozó doku­men­tumok 

Az előzetes kutatás­ra vonatkozó EU és a mag­yar versenyjog nagyrészt har­mo­nizált,  néhány eljárási jel­legű különb­séggel, melyek egyike azon doku­men­tumokkal kapc­so­latos, ame­lyekre nem ter­jed ki az előzetes bírói végzés/eljárásindító végzés.

Az Euró­pai Uniós versenyjog alapján a “B” piacra vonatkozó doku­men­tumokat nem kutathat­ja, másol­hat­ja, vagy foglal­hat­ja le a hatóság, ha a kutatást engedé­lyező végzés csak az “A” pia­con lévő feltételezett jogsértést tar­tal­maz­za. Ezzel ellen­tét­ben a mag­yar versenyjog alapján a helyszíni kutatás során a GVH lemá­sol­hat, lefoglal­hat a vizs­gálat tár­gyához nem kapc­solódó, az előzetes engedély­ben nem foglalt ira­tokat, bizonyítékokat is, ame­lyek versenyko­r­lá­tozó mag­a­tartás­ra, vagy erőfölén­nyel való vis­sza­élésre utal­nak. Ilyen eset­ben a GVH-nak utólag kell besz­erezni a kutatást engedé­lyező bírói végzést. Amen­ny­iben a bíróság nem adja meg az engedé­lyt, a GVH nem használ­hat­ja fel bizonyítékként a lefoglalt ira­tokat.

Érdemes az Önt megillető egyéb jogaival is tisztában lenni, és élni velük, mint például cél­sz­erű min­den, a hatóság által elvitt/lemásolt doku­men­tum­ról máso­la­tot készíteni, melynek segít­ségév­el megál­lapítható, hogy a verseny­hatóság­nak milyen bizonyítékok áll­nak ren­delkezésére. Ez megkön­nyí­theti a védekezésre való felkészülést.

A min­ket megillető jogok gyako­r­lása befolyá­sol­hat­ja a hatóság által a kutatás során megsz­erzett és így a vál­lalkozás ellen a versenyfelü­gyeleti eljárás­ban bizonyítékként fel­használ­ható ada­tok és ira­tok körét. A verseny­hatóság által a vál­lalkozás­nál töltött néhány óra akár sors­dön­tő lehet nem­c­sak az eljárás kimenetele, hanem a vál­lalkozás jövő­je szem­pon­tjából is.

A vállalkozásoknak tisztában kell lenni a helyszíni kutatás (dawn raid) során őket megillető jogokkal és kötelezettségekkel. Gyakran túl késő akkor segítséget kérni, amikor a hivatalnokok már távoztak az iratokkal.