New Compliance Guidelines by the Bulgarian Commission Aim to Help Businesses

At the end of 2012, the Bulgarian Competition Protection Commission adopted its first Guidelines on Corporate Compliance Programmes.

Goal of the Compliance Guidelines

The new Com­pli­ance Guide­lines (Guide­lines) by the Bul­gar­i­an Com­pe­ti­tion Pro­tec­tion Com­mis­sion (CPC) aim to encour­age the devel­op­ment of com­pli­ance pro­grammes by busi­ness­es. The com­pli­ance pro­grammes are a set of inter­nal action plans and pro­ce­dures on how to avoid sanc­tions by run­ning a busi­ness that is com­pli­ant with the com­plex Bul­gar­i­an and Euro­pean com­pe­ti­tion laws.

Essence of the Guidelines

The Guide­lines set out a process for devel­op­ing com­pli­ance pro­grammes by fol­low­ing six pro­ce­dures, each of which has its spe­cif­ic pur­pose, as out­lined below.

First, the com­pa­ny should con­duct an inter­nal com­pe­ti­tion com­pli­ance audit and a risk analy­sis of its busi­ness. The aim of the audit and the risk analy­sis is to col­lect infor­ma­tion on the size, organ­i­sa­tion, and legal struc­ture of the com­pa­ny’s busi­ness; the mar­kets on which it oper­ates; and the com­pe­ti­tion envi­ron­ment in these mar­kets (ie, sup­pli­ers, cus­tomers and com­peti­tors, and their mar­ket shares). Then, the com­pa­ny should iden­ti­fy the poten­tial com­pe­ti­tion risks asso­ci­at­ed with its busi­ness giv­en the specifics of the mar­kets on which it oper­ates and the man­ner in which it oper­ates, and giv­en the lim­i­ta­tions imposed by com­pe­ti­tion law.

Sec­ond, once the com­pa­ny has iden­ti­fied the poten­tial com­pe­ti­tion risks, the com­pa­ny’s man­age­ment should devel­op high-lev­el action plans and inter­nal pro­ce­dures for avoid­ing such risks. These action plans and inter­nal pro­ce­dures should be set out in a com­pli­ance pro­gramme to which the man­age­ment should clear­ly and explic­it­ly com­mit itself. The man­age­ment should also inform all rel­e­vant employ­ees about the com­pli­ance pro­gramme and deter­mine a bud­get, tim­ing, and respon­si­ble per­sons for its devel­op­ment and imple­men­ta­tion.

The third pro­ce­dure deals with con­trol. Com­pa­nies are advised to devel­op, as they con­sid­er appro­pri­ate, an inter­nal organ­i­sa­tion for report­ing any non-com­pli­ance of the employ­ees with an imple­ment­ed com­pli­ance pro­gramme. The inter­nal organ­i­sa­tion may require: (i) appoint­ment of a com­pli­ance offi­cer, (ii) adop­tion of a code of con­duct for employ­ees with spe­cif­ic oblig­a­tions for com­pe­ti­tion com­pli­ance, (iii) devel­op­ment of inter­nal sys­tem for report­ing of con­tacts with com­peti­tors, sup­pli­ers, and cus­tomers, and (iv) a com­pe­ti­tion com­pli­ance audit of com­mer­cial con­tracts.

Next step

As a next step, com­pa­nies are advised by the CPC to devel­op inter­nal rules for coop­er­a­tion with the com­pe­ti­tion author­i­ty in the event of a poten­tial com­pe­ti­tion inves­ti­ga­tion. Such inter­nal rules are aimed at facil­i­tat­ing faster and more struc­tured com­mu­ni­ca­tion between the com­pa­ny and the author­i­ty.

The CPC also encour­ages com­pa­nies to hold inter­nal com­pli­ance train­ings and sem­i­nar for their employ­ees.

Final­ly, the CPC rec­om­mends that the com­pa­nies reg­u­lar­ly mon­i­tor and eval­u­ate the effec­tive­ness of their com­pli­ance pro­grammes.

No guarantee of better treatment

How­ev­er, the CPC express­ly men­tions that the adop­tion of a com­pli­ance pro­gramme does not guar­an­tee a more favourable treat­ment by the author­i­ty in case of a com­pe­ti­tion infringe­ment. In par­tic­u­lar, a com­pa­ny will not be able to argue in favour of a low­er sanc­tion in case of a com­pe­ti­tion infringe­ment by refer­ring to the fact that it has adopt­ed a com­pli­ance pro­gramme.

Benefits of compliance programmes

Still, com­pli­ance pro­grammes are impor­tant as they increase com­pa­nies’ aware­ness of com­pe­ti­tion law risks, which is asso­ci­at­ed with a num­ber of ben­e­fits:

• as com­pe­ti­tion law sanc­tions may be extreme­ly high (up to 10% of a com­pa­ny’s turnover), a bet­ter aware­ness of the com­pe­ti­tion law risks trans­lates into a bet­ter prepa­ra­tion of the com­pa­ny to deal with these risks;
• com­pli­ance pro­grammes set up an ear­ly warn­ing sys­tem that allows com­pe­ti­tion law infringe­ments to be iden­ti­fied and dealt with at very ear­ly stages, thus min­imis­ing the risks of sanc­tions; and
• a com­pa­ny that imple­ments a com­pe­ti­tion com­pli­ance pro­gramme is gen­er­al­ly recog­nised as more eth­i­cal, which attracts eth­i­cal­ly con­scious con­sumers and investors.

Although imple­ment­ing an effec­tive com­pli­ance pro­gramme cou­pled with mean­ing­ful inter­nal con­trol pro­ce­dures may be cost­ly and often cum­ber­some, the ben­e­fits usu­al­ly out­weigh the risks of poten­tial sanc­tions in case of an infringe­ment. To reduce the com­pli­ance costs, an indi­vid­ual approach should be applied by each com­pa­ny. Often, mea­sures tak­en by large multi­na­tion­al com­pa­nies may not be as use­ful or effec­tive in small­er or medi­um organ­i­sa­tions. An indi­vid­ual approach is always rec­om­mend­ed.

New Compliance Guidelines teach companies how to deal with competition risks, but the burden of implementation stays with the companies.

Новите Насоки относно корпоративните програми за съответствие с правилата на конкуренцията на Комисията за защита на конкуренцията целят да помогнат на бизнеса

В края на 2012, българската Комисия за защита на конкуренцията прие първите Насоки относно корпоративните програми за съответствие с правилата на конкуренцията.

Цел на Насоки за съответствие

Новите Насоки за съответствие (Насоките), приети от българската Комисия за защита на конкуренцията (КЗК), целят да насърчат приемането на програми за съответствие от предприятията. Програмите за съответствие са съвкупност от вътрешни норми и процедури, които помагат да се води бизнес политика в съответствие с българското и европейското право на конкуренция, за да бъдат избегнати санкции.

Същност на Насоките

Насоките уреждат процеса по изработване на програми за съответствие чрез осъществяване на шест процедури, всяка от които има специфична цел, посочена по-долу.

На първо място, едно предприятие трябва да извърши вътрешен одит за съответствие с правото на конкуренция и да оцени риска от несъответствията. Целта на одита и оценката на риска е да се събере информация относно обема, организацията и правната структура на бизнеса на предприятието; пазарите, на които то оперира; и тяхната конкурентна среда (т.е., доставчици, клиенти и конкуренти, и техните пазарни дялове). По-нататък, предприятието трябва да идентифицира потенциалните рискове от нарушаване на конкуренцията с оглед: спецификите на пазарите, на които то оперира; начина, по който то оперира на тези пазари; и ограниченията, поставени от правото на конкуренцията.

На второ място, след като предприятието е идентифицирало потенциалните рискове от нарушаване на конкуренцията, мениджмънта на предприятието трябва да изработи план за действие и вътрешни процедури за избягване на тези рискове. Планът за действие и вътрешните процедури трябва да са част от програма за съответствие, която мениджмънта на предприятието изрично се задължава да прилага. Мениджмънта трябва да информира служителите за програмата за съответствие, както и да определи бюджет, време и отговорни лица за нейното прилагане.

Третата процедура касае контрола. На предприятията е препоръчано да изградят, ако преценят това са подходящо, вътрешна организация за съобщаване на всяко несъответствие с програмата за съответствие от страна на служителите. Вътрешната организация може да изисква: (i) определяне на лице, отговорно за прилагането на програмата за съответствие, (ii) приемане на правила за поведение за служителите със специфични задължения за прилагане на програмата за съответствие, (iii) изграждане на вътрешна система да съобщаване на контакти с конкуренти, доставчици и клиенти, и (iv) одит на търговските договори за съответствие с правото на конкуренция.

Следваща стъпка

Като следваща стъпка, КЗК препоръчва на предприятията да разработят вътрешни правила за съдействие на органите по конкуренция в случаите на разследване за нарушения на конкурентното право. Тези правила трябва да имат за цел осигуряване на по-бърз и по-структуриран контакт между предприятието и компетентните органи.

КЗК насърчава предприятията да провеждат вътрешни обучения по съответствие с правилата на конкуренция за служителите.

На края, КЗК препоръчва предприятията да извършват периодично наблюдение и оценка на ефективността на техните програми за съответствие.

Няма гаранция за преференциално третиране

Независимо от горното, КЗК изрично е посочила, че приемането на програма за съответствие няма да доведе до преференциално третиране на предприятието в случай на провеждане на разследване за нарушения на конкурентното право срещу него. По-специално, едно предприятие няма да може да претендира налагане на по-малка санкция на основание факта, че то е приело програма за съответствие.

Ползи от програмите за съответствие

Ролята на програмите за съответствие е изключително важна, тъй като чрез тях се повишава информираността на служителите на предприятието за нарушения на конкурентното право и рисковете свързани с тях, което е свързано с редица ползи за предприятията:

• тъй като санкциите за нарушения на правото на конкуренция могат да бъдат изключително високи (до 10% от оборота на предприятието), по-добрата информираност относно рисковете от нарушаване на правото на конкуренция помага на предприятието да ги избягва;
• програмите за съответствие изграждат система за ранно съобщаване за нарушения на правото на конкуренция, което помага те да бъдат идентифицирани и отстранени на много ранен етап, като по-този начин се намалява и риска от налагане на санкции; и
• предприятие, разработило и прилагащо програма за съответствие, се приема като по-етично, което привлича вниманието на клиенти и инвеститори с подобна корпоративна култура.

Въпреки, че ефективното прилагане на една програма за съответствие, както и на вътрешните процедури за контрол, би могло да е свързано с големи разходи и трудности, ползите за предприятието обикновено са повече с оглед риска от налагане на сериозни санкции за нарушения на правото на конкуренция. За да намали разходите по прилагане на програмата за съответствие, всяко предприятие трябва да избере индивидуален подход при нейното изработване и прилагане. Много често, мерки, които са прилагани от големи мултинационални компании не са приложими и не са достатъчно ефективни за малки и средни предприятия. Индивидуалния подход е препоръчителен.

Новите Насоки за съответствие учат предприятията как да отстраняват рисковете от нарушение на правото на конкуренция, но тежестта за прилагането им остава за предприятията.