Poland: Flexible Organisation of Working Time – New Possibilities for Employers

The introduction into the Polish Labour Code of a prolonged settlement period allows employers to manage employees’ working time more flexibly.

Main grounds for extension of a settlement period

A set­tle­ment peri­od is a basic ele­ment of work­ing time organ­i­sa­tion. It is a time inter­val in which the employ­er has a pos­si­bil­i­ty to man­age days and hours of work in a flex­i­ble man­ner while retain­ing the employee‘s right to dai­ly and week­ly rest. It is rigid and can­not be changed by the employ­er.

The appro­pri­ate length of the set­tle­ment peri­od, adjust­ed to the char­ac­ter of the work­place, will enable the plan­ning of the work of the entire firm and the use of employ­ees’ work­ing time effec­tive­ly.

Until now, the Pol­ish Labour Code allowed for a set­tle­ment peri­od last­ing up to four months. From 23 August 2013 it is pos­si­ble to extend the set­tle­ment peri­od up to 12 months.

The 12-month set­tle­ment peri­od may be intro­duced in any work time sys­tem defined by the Pol­ish Labour Code. It is a dif­fer­ent reg­u­la­tion from the pre­vi­ous­ly one, which deter­mined the length of the set­tle­ment peri­od depend­ing on the used work­ing time sys­tem.

The main cri­te­ri­on to be sat­is­fied when extend­ing the set­tle­ment peri­od is the exis­tence of objec­tive rea­sons, tech­ni­cal rea­sons, or rea­sons con­cern­ing the organ­i­sa­tion of work. In prac­tice, it can be intro­duced in any sec­tor where the vol­ume of orders for goods and ser­vices depends on a sea­son.

Agreement with employee representatives

The employ­er can­not decide whether the above require­ments are met and thus whether there is a need to intro­duce the extend­ed set­tle­ment peri­od. Exten­sion of the set­tle­ment peri­od up to 12 months can be intro­duced only in a col­lec­tive labour agree­ment, an agree­ment with the company’s trade unions or, when there are no oper­at­ing trade unions, an agree­ment con­clud­ed with employ­ee rep­re­sen­ta­tives.

The sub­ject of nego­ti­a­tions with trade unions / employ­ees’ rep­re­sen­ta­tives is not only the rea­sons for extend­ing the set­tle­ment peri­od but also its length. The 12-month peri­od is the max­i­mum and will not be nec­es­sary in every work­place.

The employ­er must then sub­mit a copy of the con­clud­ed agree­ment to the appro­pri­ate region­al labour inspec­tor with­in five busi­ness days from the date of con­clu­sion of the agree­ment.

Guarantee of a minimum rest time 

Despite the intro­duc­tion of the extend­ed set­tle­ment peri­od, the employ­er, when plan­ning work, must still com­ply with the pro­vi­sions guar­an­tee­ing employ­ees’ right to rest.

The employ­ee may not work longer than 13 hours a day, includ­ing over­time hours. The employ­ee is enti­tled to 11 hours of inter­rupt­ed rest each day and 35 hours of inter­rupt­ed rest each week. The employ­er must also grant employ­ees the min­i­mum num­ber of days off: 115 days in 2014. The employ­er deter­mines days off in par­tic­u­lar months of the set­tle­ment peri­od, while tak­ing into con­sid­er­a­tion the rule of an aver­age five-day work­ing week that does not exceed an aver­age of 40 hours of work per week.

Flexible planning of working time

The pos­si­bil­i­ty to use the extend­ed set­tle­ment peri­ods is par­tic­u­lar­ly advan­ta­geous for employ­ers affect­ed by sea­son­al vari­a­tions. The amend­ment to the Labour Code enables plan­ning a high­er num­ber of work­ing hours in peri­ods of greater demand for ser­vices or prod­ucts and thus for the employ­ees’ work and a small­er num­ber of work­ing hours when there are few­er orders.

Sec­tors in which work­load depends on the sea­son (eg, con­struc­tion and retail) fre­quent­ly record loss­es con­nect­ed with the oblig­a­tion to main­tain employ­ment off sea­son. In this peri­od, the work­ing time of employ­ees can­not be used effec­tive­ly, while in peri­ods of greater demand the employ­er is forced to hire more employ­ees, gen­er­at­ing addi­tion­al costs.

Compensation for overtime work

Intro­duc­tion of a longer set­tle­ment peri­od clear­ly lim­its employ­ers’ expens­es con­nect­ed with employ­ees remu­ner­a­tion for over­time.

If it turns out that due to the sea­son­al nature of work, in some months the employ­ee will not have deter­mined hours of work or their num­ber is min­i­mal, this will not deprive the employ­ee of the right to remu­ner­a­tion. In such case, the employ­ee will be enti­tled to receive no less than the min­i­mum remu­ner­a­tion of PLN 1,680 in 2014 (app. EUR 420).

Under amended provisions of the Polish Labour Code, employers may adapt settlement periods to the seasonality of the business.

Polska: Elastyczna organizacja czasu pracy – nowe możliwości dla pracodawców

Wprowadzenie do polskiego Kodeksu pracy przedłużonego okresu rozliczeniowego umożliwia pracodawcom lepsze zarządzanie czasem pracy pracowników.

Główne przyczyny wydłużenia okresu rozliczeniowego

Okres rozliczeniowy to pod­sta­wowy ele­ment orga­ni­za­cji cza­su pra­cy. Stanowi przedzi­ał cza­sowy, w którym pra­co­daw­ca ma możli­wość elasty­cznego gospo­darowa­nia dni­a­mi i godz­i­na­mi pra­cy z zachowaniem prawa do dobowego i tygod­niowego odpoczynku pra­cown­i­ka. Ma charak­ter szty­wny, nie może być dowol­nie zmieni­any przez pra­co­daw­cę.

Odpowied­nia dłu­gość okre­su rozliczeniowego dos­tosowana do specy­fi­ki pra­cy danego zakładu poz­woli dobrze zaplanować pracę w całej fir­mie i efek­ty­wnie wyko­rzys­tać czas pra­cy zatrud­nionych pra­cown­ików

Pol­s­ki Kodeks pra­cy dopuszczał doty­chczas maksy­mal­nie czteromiesięczny okres rozliczeniowy. Od dnia 23 sierp­nia 2013 możli­we jest wydłuże­nie okre­su rozliczeniowego do maksy­mal­nego okre­su 12 miesię­cy.

12 miesięczny okres rozliczeniowy może zostać wprowad­zony w każdym sys­temie cza­su pra­cy, określonym przez przepisy pol­skiego Kodek­su pra­cy. Jest to odmi­enne ure­g­u­lowanie od doty­chczas obow­iązu­jącego, które zależnie od stosowanego sys­te­mu cza­su, określało maksy­mal­ny okres rozliczeniowy.

Najważniejsze kry­teri­um, które musi być spełnione przy wydłuża­niu okre­su rozliczeniowego, to ist­nie­nie przy­czyn obiek­ty­wnych, tech­nicznych lub doty­czą­cych orga­ni­za­cji pra­cy, uza­sad­ni­a­ją­cych dłuższy okres rozliczeniowy. W prak­tyce zna­jdzie to zas­tosowanie w każdej branży, w której licz­ba zamówień na towary lub usłu­gi zależ­na jest od sezonu.

Porozumienie z przedstawicielami pracowników

O tym, czy wyżej wymienione przesłan­ki wys­tępu­ją w danym zakładzie pra­cy, a tym samym ist­nieje potrze­ba wydłuże­nia okre­su rozliczeniowego, pra­co­daw­ca nie może zde­cy­dować sam.

Przedłuże­nie okre­su rozliczeniowego do 12 miesię­cy może nastąpić wyłącznie w układzie zbiorowym pra­cy lub w porozu­mie­niu zawartym z zakład­owy­mi związka­mi zawodowy­mi. Jeżeli u pra­co­daw­cy nie dzi­ała­ją zakład­owe orga­ni­za­c­je związkowe, wów­czas ustal­e­nie wydłużonego okre­su rozliczeniowego następu­je w porozu­mie­niu zaw­ier­anym z przed­staw­iciela­mi pra­cown­ików.

Przed­miotem negoc­jacji ze związka­mi zawodowy­mi / przed­staw­iciela­mi pra­cown­ików jest nie tylko zasad­ność wydłuże­nia okre­su rozliczeniowego, ale również jego dłu­gość. Okres dwu­nas­tomiesięczny jest okre­sem maksy­mal­nym, który nie w każdym zakładzie pra­cy będzie konieczny.

Następ­nie pra­co­daw­ca ma obow­iązek przekaza­nia kopii zawartego porozu­mienia właś­ci­we­mu okrę­gowe­mu inspek­torowi pra­cy w ter­minie 5 dni roboczych od dnia zawar­cia porozu­mienia.

Gwarancja minimalnego odpoczynku

Pomi­mo wprowadzenia dłuższego okre­su rozliczeniowego, pra­co­daw­ca przy planowa­niu cza­su pra­cy musi w dal­szym ciągu przestrze­gać zasad gwaran­tu­ją­cych pra­cown­ikom pra­wo do odpoczynku.

Pra­cown­ik nie może pra­cow­ać dłużej niż 13 godzin dzi­en­nie, nawet przy uwzględ­nie­niu godzin nadliczbowych. Pra­cown­ik ma pra­wo do 11 godzin nieprz­er­wanego odpoczynku każdego dnia oraz do 35 godzin nieprz­er­wanego odpoczynku w każdym tygod­niu. Pra­co­daw­ca ma też obow­iązek zapewnić pra­cown­ikom min­i­mal­ną liczbę dni wol­nych od pra­cy, która w 2014 wynosi 115 dni. Pra­co­daw­ca usta­la samodziel­nie rozkład dni wol­nych w poszczegól­nych miesią­cach okre­su rozliczeniowego, przy czym musi uwzględ­nić zasadę śred­nio pię­ciod­niowego tygod­nia pra­cy nieprzekracza­jącego licz­by prze­cięt­nie 40 godzin pra­cy w tygod­niu.

Elastyczne planowanie czasu pracy

Możli­wość stosowa­nia dłuższych okresów rozliczeniowych jest szczegól­nie korzyst­na dla pra­co­daw­ców, których charak­teryzu­je sezonowość prac. Dzię­ki now­eliza­cji Kodek­su pra­cy możli­we jest planowanie więk­szej licz­by godzin pra­cy w tych okre­sach, w których wys­tępu­je więk­sze zapotrze­bowanie na usłu­gi czy pro­duk­ty, a tym samym na pracę pra­cown­ików, a mniejszej w okre­sach mniejszej iloś­ci zamówień.

Branże, w których natęże­nie pra­cy jest uza­leżnione od sezonu (np. budown­ict­wo, sprzedaż), wielokrot­nie notu­ją straty związane z koniecznoś­cią utrzymy­wa­nia zatrud­nienia pra­cown­ików poza sezonem. W tym okre­sie czas pra­cy pra­cown­ików nie może być wyko­rzys­tany efek­ty­wnie, nato­mi­ast w okre­sie najwięk­szego zapotrze­bowa­nia na pro­duk­ty bądź usłu­gi, pra­co­daw­ca musi dodatkowo zatrud­ni­ać pra­cown­ików, co generu­je dodatkowo kosz­ty.

Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych

Wprowadze­nie dłuższego okre­su rozliczeniowego z pewnoś­cią ograniczy wydat­ki pra­co­daw­ców na wyna­grodzenia pra­cown­ików z tytułu przepra­cow­anych godzin nadliczbowych.

Jeśli okaże się, że z uwa­gi na sezonowość pra­cy, pra­cown­ik w niek­tórych miesią­cach nie ma wyz­nac­zonych godzin pra­cy lub ich licz­ba jest min­i­mal­na, nie może to prowadz­ić do pozbaw­ienia pra­cown­i­ka prawa do wyna­grodzenia. W takim przy­pad­ku przysługu­je roszcze­nie o min­i­malne wyna­grodze­nie, które w 2014 roku wynosi 1.680,00 PLN (ok. 420 EUR).

Zgodnie ze zmienionymi przepisami polskiego Kodeksu pracy, pracodawcy mogą wprowadzić wydłużony okres rozliczeniowy w zależności od sezonowego charakteru prac.