Recent changes in the Hungarian Construction Law: Mandatory use of an Electronic Construction Log (e-log)

While the Budapest construction scene is awaiting signs of recovery and an increase of development activities, new stories may no longer be written with pen and paper. A recent overall reform of building regulation introduced full electronic administration of building matters and the mandatory use of electronic construction logs (e‑log or virtual log). Modern, IT-based solutions have been put in place to increase flexibility, transparency, and authority control in the entire construction process.

Overall amendment of building regulation

Prop­er­ty devel­op­ers have long been urg­ing to increase trans­paren­cy, cred­i­bil­i­ty, and pre­dictabil­i­ty of the licens­ing pro­ce­dure in the Hun­gar­i­an build­ing sec­tor.

Build­ing licens­ing has tra­di­tion­al­ly been a bur­den­some and time-con­sum­ing process, specif­i­cal­ly regard­ing the neces­si­ty of numer­ous sub-author­i­ty approvals, such as in many cas­es the con­sent of the envi­ron­men­tal author­i­ties, mon­u­ment pro­tec­tion author­i­ties, and numer­ous oth­er spe­cial bod­ies.

As extreme bureau­cra­cy hin­dered and frus­trat­ed many projects through the years, the leg­is­la­tor appears to have realised the key impor­tance of keep­ing the frag­ile invest­ment mood among the dif­fi­cult mar­ket con­di­tions. To reflect on devel­op­er ini­tia­tives, a set of new build­ing reg­u­la­tion rules, many tech­ni­cal, was put in place on 1 Jan­u­ary 2013.

Emphasis on electronic administration

By com­ing into effect via con­sec­u­tive gov­ern­men­tal decrees, the com­plex appli­ca­tion of the Elec­tron­ic Doc­u­men­ta­tion Sys­tem (EDS) was intro­duced to imple­ment e‑administration of build­ing licens­ing pro­ceed­ings, adop­tion of author­i­ty res­o­lu­tions, and com­mu­ni­ca­tion between author­i­ties and appli­cants. Simul­ta­ne­ous­ly, a Build­ing Doc­u­men­ta­tion and Infor­ma­tion Cen­tre (a cen­tral elec­tron­ic data­base for stor­ing clas­si­fied data and doc­u­ments on build­ing mat­ters, habi­ta­tion, and urban devel­op­ment) has been set up. As an inter­ac­tive sub-sys­tem to the cen­tral data­base, the so-called Nation­al Build­ing Reg­istry was also cre­at­ed by the com­pe­tent depart­ment of the Min­istry of Inter­nal Affairs.

The Nation­al Build­ing Reg­istry rep­re­sents a break­through, being a ful­ly IT-based, com­plex, com­pre­hen­sive, up-to-date, and authen­tic sys­tem of elec­tron­ic appli­ca­tions, data, and doc­u­ments for all kinds of build­ing activ­i­ties and build­ing (licens­ing) mat­ters.

An e‑log is mandatory for all

In line with the intro­duc­tion of e‑administration, manda­to­ry use of elec­tron­ic con­struc­tion logs (e‑log) is now also gen­er­al­ly pre­scribed. With a few excep­tions rel­e­vant for cer­tain build­ing types (eg, traf­fic and water facil­i­ties, mil­i­tary prop­er­ties), an e‑log has been com­pul­so­ry for all con­struc­tion projects start­ed on or after 1 Octo­ber 2013.

A for­malised con­struc­tion log has been long applic­a­ble for all build­ing activ­i­ties sub­ject to author­i­ty licens­ing or acknowl­edg­ment pro­ce­dures, and to pub­lic pro­cure­ment rules. By def­i­n­i­tion of law, the con­struc­tion log qual­i­fies as a doc­u­men­ta­tion being kept from the begin­ning until the com­ple­tion of a project, con­tain­ing all rel­e­vant data on con­struc­tion activ­i­ties in chrono­log­i­cal order, infor­ma­tion on the ade­qua­cy and cer­ti­fi­ca­tions of works, as well as data rel­e­vant for finan­cial set­tle­ment. Through the log, the con­trac­tu­al par­ties also inform each oth­er about their knowl­edge of any facts, cir­cum­stances, and emer­gen­cies impact­ing ful­fil­ment of con­trac­tu­al duties.

A par­tic­u­lar impor­tance of the con­struc­tion log is its lat­er use for ref­er­ence in author­i­ty and court pro­ceed­ings, in case of any debate about legal com­pli­ance or con­trac­tu­al ade­qua­cy of con­struc­tion works per­formed.

Since 1 Octo­ber 2013, the con­struc­tion log has exclu­sive­ly been func­tion­ing as an e‑log appli­ca­tion avail­able through a ded­i­cat­ed web­page (www-e-epites.hu) and asso­ci­at­ed inter­faces oper­at­ed by the Min­is­ter respon­si­ble for build­ing affairs.

Access to and parts of the e‑log

The (vir­tu­al) e‑log with a data stor­age capac­i­ty pro­vid­ed by the oper­at­ing author­i­ties is avail­able for users after reg­is­tra­tion by way of pass­word pro­tect­ed access into the Nation­al Build­ing Reg­istry through the cen­tral e‑building web­page.

Irre­spec­tive of the num­ber of asso­ci­at­ed con­trac­tu­al doc­u­ments, a sin­gle sep­a­rate e‑log record is asso­ci­at­ed with each con­struc­tion project. The e‑log is  kept in and ini­tial­ly deter­mines in Hun­gar­i­an the object and site of con­struc­tion, the build­ing per­mit num­ber, the ade­qua­cy cer­tifi­cates, and oth­er asso­ci­at­ed doc­u­ments.

The build­ing author­i­ty auto­mat­i­cal­ly puts the e‑log in stand­by mode upon the issuance of a build­ing per­mit; the stand­by mode may also be “switched on” elec­tron­i­cal­ly by the prop­er­ty owner/developer. Actu­al e‑log appli­ca­tion is then acti­vat­ed and opened upon the takeover of the build­ing site by the con­trac­tor.

A so-called “main log” sec­tion is opened and kept up-to-date by the gen­er­al con­trac­tor in charge, while indi­vid­ual “sub-logs” are kept by each of the sub-con­trac­tors. The main log and the sub-logs are fur­ther artic­u­lat­ed to vir­tu­al title pages, reg­istry parts, and sum­ma­ry sheets, as well as asso­ci­at­ed dis­clo­sures, such as: author­i­ty notes, ful­fil­ment ver­i­fi­ca­tion log, sub­con­trac­tor reg­istry, etc. All e‑log chap­ters remain opened until the con­trac­tor leaves the build­ing site post-com­ple­tion.

Every reg­is­tered user has a ded­i­cat­ed e‑log func­tion and access rights sub­ject to that func­tion. Con­trac­tors may make notes only to their own log parts and may see only the notes of those oth­er con­trac­tors reg­is­tered in con­trac­tu­al rela­tion­ship with them. Access and insight may also be pos­si­ble for, among oth­ers, the build­ing author­i­ties, the tax author­i­ty, the prop­er­ty owner/developer and his prox­ies, the build­ing tech­ni­cal super­vi­sor, and the design­er instruc­tor.

Closed logs in the Nation­al Build­ing Reg­is­ter remain avail­able for sub­se­quent author­i­ty sur­veys, such as to com­pare the planned, licensed, and realised sta­tus of the build­ing.

Conclusion

Although real use­ful­ness and effec­tive­ness of the new build­ing reg­u­la­tion are cur­rent­ly heav­i­ly dis­put­ed, the tech­ni­cal back­ground and con­di­tions of the author­i­ty licens­ing pro­ce­dures has great­ly improved.

Prac­tice can lat­er tell whether the com­mu­ni­cat­ed goals of trans­paren­cy, authen­tic­i­ty, clar­i­ty, remote access, and easy han­dling are in fact reached, and whether all these real­ly sup­port a more effi­cient and flex­i­ble imple­men­ta­tion of con­struc­tion projects and, there­by, the investors’ true inter­ests.

Irrespective of the number of associated contractual documents, a single separate e-log record is associated with each construction project.

Változások a magyar építési jogban: az elektronikus építési napló kötelező használata

A piaci élénkülésre és új fejlesztésekre váró budapesti építési szektor lehetséges sikersztorijait már nem tollal és tintával írják majd. Az építési szabályozás nemrég lezajlott átfogó reformja keretében az építésügyi eljárások teljes elektronikus adminisztrációja került bevezetésre, az elektronikus építési napló kötelező használatának előírására is kiterjedően. A modern, informatikai megoldások arra hivatottak, hogy növeljék az építésügyi eljárások egész folyamatának rugalmasságát, átláthatóságát és hatóságok általi ellenőrizhetőségét.

Az építésügyi szabályozás átfogó módosítása

Az ingat­lanfe­jlesztők régó­ta szor­gal­maz­zák az átláthatóság, hatékonyság, kiszámíthatóság és egysz­erűsítés fokozását a mag­yar építésü­gyi engedé­lyezési eljárá­sok­ban.

Az építésü­gyi engedé­lyezés hagy­ományosan nehézkes és időt rabló eljárás­nak számít, különös tek­in­tet­tel a közreműködő szak- és egyéb hatósá­gok nagy számára, mint például a környezetvédel­mi hatóság, a műem­lékvédel­mi hatóság és más sza­khatósá­gok sok eset­ben szük­séges bele­e­gyezése.

Miután a kirívó bürokratikus ter­hek és nehézségek szá­mos pro­jek­tet akadá­ly­oz­tak vagy éppen hiúsí­tot­tak meg az évek során, a jogalkotó láthatólag végre felis­merte hogy a nehéz piaci helyzetben különösen töréke­ny beruházói kedv megőrzése érdekében lépéseket kell ten­ni az eljárási körülmények javítása irányában. A vál­lalkozói kezdeményezésekre reagál­va 2013 január 1‑étől több, az építésü­gyi szabá­lyokat érin­tő intézkedésc­so­magot foganatosí­tot­tak – új építési törvény, valamint a törvény alapján kiadott kor­mányren­deletek – ame­lyek első­sor­ban eljárásjo­gi módosítá­sokat jelen­tenek a piaci szere­plők számára.

Hangsúly az elektronikus ügyintézésen

A vonatkozó kor­mányren­deletek ered­ményeként létre­hozták az Építésü­gyi Doku­men­tá­ciós és Infor­má­ciós Közpon­tot, ame­ly jogsz­abá­lyi fel­hatal­mazás alapján gyűjti és szol­gál­tat­ja az építésü­gy, a település­fe­jlesztés és –ren­dezés körébe tar­tozó doku­men­tá­ciókat és ada­tokat, valamint az Orszá­gos Építésü­gyi Nyil­ván­tartást (Nyil­ván­tartás), ame­ly az építésü­gy körébe tar­tozó hatósá­gi és sza­k­mai tevékenységeket kiszol­gáló elek­tron­ikus alka­lmazá­sok, doku­men­tá­ciók és adatál­lományok egységes közpon­ti elek­tron­ikus rend­szere.

A Nyil­ván­tartás létre­jötte áttörést jelent az infor­matikai alapú építésü­gyi admin­isztrá­cióban, miv­el a nyil­ván­tartás egy tel­je­sen infor­matikai alapú, kom­plex, tel­jes, naprakész és közhite­les gyűjteményét és for­rását jelen­ti az elek­tron­ikus eljárá­sok­nak, kérelmeknek valamint min­den­nemű építési tevékenységgel és építésü­gyi engedé­lyezés­sel kapc­so­latos doku­men­tum­nak.

A Nyil­ván­tartást támo­gatú elek­tron­ikus alka­lmazá­sok közül a leg­fontosabb az “Építésü­gyi hatósá­gi engedé­lyezési eljárá­sokat Támo­gató elek­tron­ikus Doku­men­tá­ciós Rend­sz­er” (ÉTDR). Az ÉTDR egy inter­net alapú, orszá­gos szol­gál­tatás, ame­ly a hatósá­gi engedé­lyezési eljárá­sok­ban lehetővé teszi az elek­tron­ikus kérelem- és ter­vbead­ást, valamint az elek­tron­ikus ügykezelést az építésü­gyi eljárá­sok min­den résztvevő­je számára.

Az e‑építési napló mindenki számára kötelező

A Nyil­ván­tartást és az e‑ügyintézést támo­gató rend­sz­erek között előírás­ra került az elek­tron­ikus építési napló (e‑építési napló) kötelező használa­ta is. Néhány, sajá­tos épít­mény­fa­j­ta kivételév­el (pl. közlekedési, víziközmű és vízgazdálkodási épít­mények, hon­védel­mi célú épít­mények) az e‑napló használa­ta kötelező min­den 2013. január 1‑én vagy azt követően indult építési kivitelezési pro­jekt vonatkozásában.

A meghatáro­zott tar­tal­mi és ala­ki követelményeknek megfelelő építési napló régó­ta kötelezően alka­lmazandó min­den építésü­gyi engedé­lyezési vagy tudomá­sul­vételi eljárás­sal érin­tett építői­pari kivitelezési tevékenység vonatkozásában, illetve a Közb­sz­erzési törvény hatálya alá tar­tozó építési beruházá­soknál. A törvényi meghatározás szerint az építési napló az építői­pari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befe­jezéséig vezetett, hatósá­gi és bírósá­gi eljárás­ban fel­használ­ható doku­men­tá­ció, ame­ly időrend­ben tar­tal­maz­za a szerződés tár­gya szer­in­ti építői­pari kivitelezési tevékenység, illetve építési-szerelési munkák adatait, továb­bá a mun­ka menetére, megfelelőségére és doku­men­tu­maira vonatkozó vagy az elszá­moláshoz szük­séges jelen­tős tényeket.

Az építői­pari kivitelezésire szerződött felek az építési napló­ba történő bej­e­gyzés­sel tájékoz­tatják egymást az építkezés­sel kapc­so­lat­ban tudomá­sukra jutott tényekről, körülményekről, valamint az olyan rend­kívüli helyzetekről, ame­lyek a szerződés­es kötelezettségeik tel­jesítésére befolyás­sal bír­nak vagy azt veszé­lyeztetik.

Különös jelen­tőséggel bír az építési naplóra és az abban szere­plő bej­e­gyzésekre történő hivatkozás az esetleges későb­bi hatósá­gi és bírósá­gi eljárá­sok­ban, ha vita merül fel a kivitelezés jogsz­abá­lyok­nak való megfelelőségév­el és a vál­lalkozói mun­ka szerződéssz­erű tel­jesítésév­el kapc­so­latosan.

2013. október 1‑ét követően az építési napló kizárólag az erre szol­gáló, az építésü­gyért felelős min­iszter által jóváhagy­ott webes felületen elérhető kom­plex elek­tron­ikus alka­lmazásként működik és veze­thető.

Az e-építési napló részei és az azokhoz való hozzáférés

A működtető hatósá­gok által ren­delkezésre boc­sá­tott adat­tárolási kapac­itás­sal bíró e‑napló a fel­használók számára a www.e‑epites.hu oldalon, a Nyil­ván­tartás rend­sz­erén (ablakán) keresztül, reg­isztrá­ciót követően elérhető, jel­szavas védelem­mel ellá­tott inter­netes alka­lmazási felület.

Az e‑építési napló, mint kom­plex elek­tron­ikus alka­lmazás, lehetővé teszi a kivitelezési folya­mat­tel­jes felü­gyeletét, az építési napló vezetését és az arra jogo­sul­tak számára hoz­záférést, továb­bá elek­tron­ikus úton bíiz­tosít­ja a beruházás­ra vonatkozó kivitelezési ada­tok­nak a Nyil­ván­tartás­ba kerülését.

A beruházás nagyságától és a kapc­solódó szerződések számától és összetettségétől függetlenül, egy beruházáshoz kizárólag egyetlen e‑napló tar­tozik. Az e‑építési napló mag­yar nyel­ven kerül vezetésre és mag­yar nyel­ven tar­tal­maz­za az épít­mény és az építési terület leírását, az építési engedé­ly számát, a megfelelősé­gi bizony­la­tokat és az egyéb kapc­solódó doku­men­tumokat.

Az építésü­gyi hatóság az építési engedé­ly kiadásá­val egyide­jű­leg hivatal­ból készen­létbe helyezi az e‑építési naplót és ahhoz az épít­tető számára egysz­er használatos belépési jel­szó megadásá­val biz­tosít hoz­záférést, illetve a 2013. október 1. előtt engedé­lyezett építési tevékenységek esetén a hatóság az épít­tető e‑építési napló használatára irányuló kérelmére jár ugyaní­gy el. Az e‑építési napló alka­lmazást ténylege­sen az építési munkaterület fővál­lalkozó kivitelező általi átvételekor a vál­lalkozó aktivál­ja, nyit­ja meg.

Az e‑építési napló rékészen­létbe helyezését követően ún. elek­tron­ikus építési főnaplót és ún. elek­tron­ikus építési alnapló részeket lehet meg­ny­it­ni, a közreműködő fő- és alválal­lkozók számától füg­gően. Az e‑építési napló továb­bá mel­lék­letként tar­tal­maz­za az ún. ter­v­naplót, hatósá­gi naplót, felmérési-tel­jesítésiga­zolási naplót, fedezetkezelői nyil­ván­tartást és hul­ladék nyil­ván­tartást.

Az e‑építési napló fejezetei aktí­vak és élők marad­nak min­dad­dig, amíg a kivitelezést követően a munkaterületről a vál­lalkozók lev­onul­nak.

Az e‑építési napló tek­in­tetében jogsz­abá­lyi szerep­kör­rel bíró szemé­lyek, mint fel­használók külön­böző funkciókkal és hoz­záférési jogo­sult­sá­gokkal ren­delkeznek. Az egyes építési vál­lalkozók csak a saját naplórészeikbe tekinthet­nek be illetve a velük szerződés­es vis­zony­ban alvál­lalkozók naplórészeit láthatják. Az e‑napló lezárásáig a naplóvezetésre kötelezett vál­lalkozón túl bej­e­gyzést tehet az épít­tető, a műsza­ki ellenőr, a műsza­ki vezető, a ter­vezői művezető, illetve a fedezetkezelő stb. Idő­be­li kor­lá­tozás nélkül betek­in­tésre jogo­sult többek között a műsza­ki ellenőr, az építésü­gyi hatóság és az adóhatóság is.

Előzetes megállapítások

Habár az építésü­gyi szabá­lyok igazi hasz­na és hatékonysá­ga viták tár­gyát képezi, azt min­de­ne­se­tre egyértelműen meg lehet állapí­tani, hogy az építésü­gyi hatósá­gi engedé­lyezési eljárá­sok tech­nikai hát­tere és feltételei nagy­ot fejlődtek.

A későb­biek­ben a gyako­r­lat ad választ a kérdésre, hogy a jogsz­abá­lyi módosítá­sok ténylege­sen megfelelnek‑e az átláthatóság­gal, hite­lességgel, vilá­gosság­gal, távoli elérés­sel és kön­nyű kezel­hetőséggel kapc­so­lat­ban koráb­ban deklarált igényeknek. Szin­tén kérdés egyelőre, hogy min­dezek a vál­toz­tatá­sok végső soron hozzájárulnak‑e az építési pro­jek­tek hatékonyabb és rugal­masabb lebony­olításához és ezzel valóban kézzelfoghatóan szolgálják‑e a befek­tetők, ingat­lanfe­jlesztők érdekeit.

A beruházás nagyságától és a kapcsolódó szerződések számától és összetettségétől függetlenül, egy beruházáshoz kizárólag egyetlen e-napló tartozik.